トップ > 楽天コネクト Storm > 第2回 在宅コールセンターをどう作るか(プロセス設計編)
新型コロナウイルスは私たちの仕事のあり方を一変させた感があります。テレワークの導入も急激に進みました。アフター・コロナも、「新しい生活様式」が専門家会議から提唱され、テレワークが推奨されています。コールセンターだけがそこから取り残されるわけにいきません。いち早く新しいワークスタイルの選択肢を用意しているコールセンターでなければ、ますます採用は難しくなるでしょう。今こそ将来に向け、在宅コールセンターを含めたワークスタイル変革に挑む時です。
プライムフォース株式会社 大松 祐子
在宅コールセンターについて検討する際、最初に考えておきたいのが「導入目的とゴールの明確化」ですが、その中で策定しておきたいのがチャネル戦略です。在宅コールセンターは、オペレーターの自宅にコールを接続する必要がありますが、高速な通信環境やVDIソフトウェア等が整った現在では音質・セキュリティの問題を気にすることなく、コール分配が可能になりました。さらに、クラウド型のコールセンターシステムの機能性の高さにより、これまで以上に在宅コールセンター構築は容易になりました。
クラウドコールセンターの特徴は、導入期間の短さや導入コストの負荷が少ないだけでなく、様々な製品とのAPI連携がしやすく、オムニチャネル対応が優れている点も挙げられます。それは、チャネルはコールやメールだけでなく、AIチャットや音声認識ソフトを活用した対応など、顧客対応チャネルの選択肢が大幅に広がるということでもあります。つまり、在宅コールセンターを検討する際は、現在のコール業務の在宅化だけに留まらず、顧客サービス全体をデザインし、自動化やチャットなどの他のチャネルへの展開などの思い切った戦略を立てておくことが重要となるのです。
実際に業務するときに、センターで業務する場合と在宅で業務する場合で、どのように違うのでしょうか?業務プロセスでの大きな違いは、リーダーやスーパーバイザーが、近くにいるかどうかではないでしょうか?在宅コールセンターの場合、実際は近くに誰もいません。しかし、困ったときやエスカレーションをしたい時に、リーダーやスーパーバイザーがオペレーターの状況をすぐに理解し、フォローをしてあげられれば、今までのコールセンターと同等以上の環境を作ることができます。
そのオペレーターの状況理解に重要なのが、以下の3つです。
ROIについては、導入検討段階でゴールの指標として定めておくとよいでしょう。
新型コロナウイルスに対応し、急遽在宅化を進めた米国のコールセンター事例では、回線やPC・ディスプレイ・システム整備・教育・セットアップなどに、一人あたり3000ドル~5000ドルというコストがかかったと報告されていました。初期コスト負担は大きいですが、その費用対効果は非常に高いです。センターの賃料やファシリティ費用も小さくなりますし、オムニチャネル化による自動化チャネルの推進、音声テキストの分析とFAQの充実による顧客の自己解決の促進など、抜本的にセンターのコスト構造を変えていくこともできるでしょう。そして何よりも優秀なオペレーターの確保にも貢献し、採用費の削減にも役立つことでしょう。
業務分析に基づいて、顧客接点の最適化の施策の一つとして在宅化を取り込んだ正しいゴール設定がROIのためには重要です。
著者プロフィール
大松 祐子
コールセンターのマネジメントとITシステムの最適化を総合的に支援するコンサルティング会社
プライムフォース株式会社 共同ファウンダー/代表取締役
国内アウトソーサー最大手で、オペレーターを皮切りに、センター長・プロジェクトマネージャーとして運営および立ち上げ支援業務を14年以上にわたり実施。顧客接点のパフォーマンスマネジメントの世界標準であるCOPC規格の監査員・研修を担当し、のべ50社以上の監査および2000人以上のマネジメント研修に従事。2018年ユング心理学に基づく行動理論であるMBTIをコールセンターに適用し、科学的な手法に基づく、コミュニケーション形成やコーチングのトレーニング講師としても活動。
より良いブランドエクスペリエンスを提供するため、ビジネスを成長させるため、
最適なコンタクトセンターを構築するため、楽天コミュニケーションズに何ができるか是非ご相談ください